Zásady ochrany a zpracování osobních údajů v obchodní společnosti HŽP a.s.

My, obchodní společnost HŽP a. s., se sídlem Dolní 3137/100, 796 01 Prostějov, IČ 26955342, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddílu B, vložce 4296, ctíme základní právo každého jednotlivce na ochranu jeho soukromého a rodinného života, jakož i jeho právo na ochranu před neoprávněným shromažďováním, zveřejňováním nebo jiným zneužíváním údajů o jeho osobě.

Jak přistupujeme k ochraně a zpracování osobních údajů

Při zpracování a ochraně osobních údajů se důsledně řídíme právními předpisy, a to zejména Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).
Činnost, v rámci níž dochází ke zpracování osobních údajů, zahájíme pouze v případě, máme-li zákonný důvod pro výkon takovéto činnosti.
I když nám svědčí zákonný důvod pro zpracování osobních údajů, vyhodnotíme, zda je nezbytné z naší strany zpracovávat osobní údaje, jakými prostředky budeme zpracovávat osobní údaje a v jakém rozsahu.
Analyzujeme rizika, která hrozí subjektům údajů v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů nebo která jím hrozí v důsledku porušení zabezpečení jejich osobních údajů.
Přijímáme bezpečnostní opatření k zmírnění těchto rizik.
Naši zaměstnanci jsou aktivně zapojení do ochrany námi zpracovaných osobních údajů. Jsou si vědomi svých povinností a rizik spojených se zpracováním osobních údajů.
Kontrolujeme námi přijatá pravidla pro zpracování a ochranu osobních údajů, jakož i uplatňovaní bezpečnostních opatření v naší společnosti.
Při zavádění nových technologií a technických řešení hodnotíme jejich případný dopad na práva subjektů údajů.

Subjekty údajů informujeme o zpracování jejich osobních údajů

Subjektům údajů umožňujeme získat informace o zpracování jejich osobních údajů.
Informace jsou subjektům údajů zpřístupněny před zahájením zpracování jejich osobních údajů, a to ústně, v listinné podobě nebo v elektronické podobě tak, jak to je v daném případě obvyklé, a tak, aby subjekt údajů mohl těmto informacím co nejlépe porozumět.

Komu a jak poskytujeme osobní údaje

Osobní údaje subjektů údajů poskytujeme orgánům veřejné moci v souladu s našimi zákonnými povinnostmi.
Máme-li poskytnout osobní údaje dalším příjemcům z jiných důvodů než plnění našich zákonných povinností, vždy prověříme nezbytnost takového poskytnutí co do jeho důvodu a rozsahu.
Po našich zpracovatelích osobních údajů požadujeme, aby důsledně plnili své povinnosti, které jím vyplývají z GDPR, z dalších příslušných právních předpisů a ze smluv, které s nimi uzavíráme v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

Základní informace o zpracování osobních údajů v obchodní společnosti HŽP a. s.

Zpracování osobních údajů v pracovněprávních vztazích

Zpracováváme nezbytné údaje o uchazečích o zaměstnání pro účely vyhodnocení žádostí o zaměstnání a to zejména identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje uvedené v životopisech a motivačních dopisech a další údaje získané během výběrového řízení.
Údaje uchazečů o zaměstnání zpracováváme po dobu trvání výběrového řízení a nezbytnou dobu po vyhodnocení žádosti o zaměstnání.
K řazení uchazečů o zaměstnání do naší databáze vyžadujeme jejich souhlas.
Zpracováváme osobní údaje stávajících a bývalých zaměstnanců.
Právními důvody, na jejichž základě zpracováváme osobní údaje našich současných i bývalých zaměstnanců, jsou zejména naše zákonné povinnosti vůči zaměstnancům a orgánům veřejné moci a naplňování smluvních povinnosti, k nimž jsme se ve vztahu k zaměstnancům zavázali.
V rámci pracovněprávních vztahů také realizujeme své oprávněné zájmy, jako je naše právo organizovat, řídit a kontrolovat práci zaměstnance, chránit naše důvěrné informace a naše know-how, chránit náš majetek, zajistit bezpečnost a integritu našich IT systémů a propagovat naši obchodní společnost a její výrobky; naplňování těchto zájmů nás také opravňuje zpracovávat osobní údaje našich zaměstnanců.
Některé osobní údaje zaměstnanců zpracováváme v zájmu ochrany jejich života a zdraví.
Zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje zaměstnanců a další údaje související s výkonem jejich práce pro naší společnost.
Osobní údaje zaměstnanců poskytujeme orgánům veřejné moci, našim dodavatelům služeb v oblasti BOZ, ostrahy a péče o zaměstnance a poskytovateli pracovnělékařských služeb, a to v rozsahu, který je nezbytný k tomu, aby nám tito dodavatelé tyto služby řádně poskytovali.

Zpracování osobních údajů žáků a studentů středních a vysokých škol

Osobní údaje žáků a studentů středních a vysokých škol zpracováváme v rozsahu nezbytném k výkonu jejich praxe a odborného výcviku na našich pracovištích.
Tyto údaje poskytujeme jejich vzdělávacímu zařízení a některým našim dodavatelům služeb, a to v rozsahu, který je nezbytný k tomu, aby nám tito dodavatelé tyto služby řádně poskytovali.

Zpracování osobních údajů ve smluvních vztazích

Osobní údaje našich smluvních partnerů, jejich zástupců a zaměstnanců zpracováváme k plnění našich zákonných a smluvních povinností a pro účely realizace našich oprávněných zájmů.
Oprávněným zájmem je také vedení jednání o uzavření smlouvy a o její změně, propagace naší společnosti a nabízení jejích výrobků.
O našich stávajících a potencionálních smluvních partnerech a jejich zástupcích zpracováváme pouze nezbytné identifikační a kontaktní údaje a dále údaje související s jednáním o uzavření smlouvy a s její realizací.
Osobní údaje našich stávajících a potencionálních smluvních partnerů a jejich zástupců poskytujeme našim obchodním zástupcům.
Při zpracování osobních údajů ve smluvních vztazích se řídíme dobou trvání smluvního vztahu, dobou realizace oprávněných zájmů a dobami, které jsou nám předepsány právními předpisy.

Zpracování osobních údajů při ochraně našeho majetku a práv

Za účelem zabezpečení našeho majetku regulujeme vstup do našeho areálu a na naše pracoviště. K tomu zpracováváme osobní údaje osob vstupujících do těchto prostor v rozsahu jejich identifikačních a kontaktních údajů, důvodu a době jejich vstupu do našeho areálu a pobytu v něm, údaje o jejich případných zaměstnavatelích a údaje související s činností, kterou vykonávají v našem areálu a na našich pracovištích.
V zájmu chránit náš majetek před odcizením a poškozením a rovněž z důvodu ochrany života a zdraví našich zaměstnanců a třetích osob monitorujeme prostory našeho areálu a našich pracovišť kamerovými systémy.
Chráníme bezpečnost a integritu našich IT systémů, v nichž zpracováváme osobní údaje, důvěrné informace a naše know-how. Monitorujeme účelnost využívání našeho hardwaru a softwaru. K těmto účelům zpracováváme osobní údaje osob s přístupem k těmto IT systému v rozsahu jejich identifikačních a kontaktních údajů, přístupových údajů a některých údajů vytvořených jejich aktivitou v rámci našich IT systémů.